Biuro Nagrody ogłasza następujący harmonogram dla 9. edycji konkursu (2024-2026):
Etap I
Maj 2024: ogłoszenie listy języków europejskich wybranych dla 9. edycji konkursu i otwarcie naboru zgłoszeń
Etap II
30 września 2024: zakończenie naboru zgłoszeń
Etap III
Listopad 2024: pierwsze posiedzenie Jury Nagrody – wybór nie więcej niż sześciu poetów/poetek nominowanych do Nagrody i publiczne ogłoszenie finalistów 9. edycji konkursu
Etap IV
30 czerwca 2025: ukończenie tłumaczeń i złożenie w Biurze Nagrody gotowych polskich przekładów książek z wierszami nominowanych poetów/poetek
Etap V
Listopad 2025 – styczeń 2026: publikacja książek z wierszami nominowanych poetów/poetek w serii Europejski Poeta Wolności – Nominacje
Etap VI
Styczeń 2026: rozpoczęcie promocji książek wydanych w serii Europejski Poeta Wolności – Nominacje
Etap VII
Luty – marzec 2026: finalne posiedzenie Jury Nagrody, wybór laureatów/laureatek
Etap VIII
Kwiecień – czerwiec 2026: uroczystość wręczenia Nagrody w czasie Festiwalu Europejski Poeta Wolności w Gdańsku. Laureat lub laureatka Nagrody otrzymają statuetkę oraz nagrodę finansową w wysokości 100 tys. złotych. Tłumacz, tłumaczka lub tłumacze nagrodzonego tomu otrzymają statuetkę i nagrodę finansową w wysokości 20 tys. zł.